【最強のタスク管理術】GTDのやり方解説『ストレスフリーの整理術』

仕事術

今回はタスク管理に悩みを抱えるすべての方に一度は知ってほしい最強のタスク管理術、Getting Things Done についてご紹介します!

おはる
おはる

もういや~!やらなきゃいけないことがありすぎて頭パンクしそう…

やらなきゃいけないことだらけなのに、何からやっていいのかわからない…

『やることありすぎて辛い。』

私も社会人になりたての1年目、終わらなない仕事に追われながら、そう思っていました。

やることありすぎて、というよりかも、もはや終わりが見えないし、頭の中がパニック状態だったんです。

残業してもしても仕事が進んでいる感覚がなかったし、いつも何かに追われていました。

見よう見まねでいろいろなタスク管理方法を試して、付箋やアプリやいろいろ使ってみましたが、全然改善されませんでした。

そんなときに出会ったのが、ストレスフリーを手に入れるタスク管理術 Getting Things Done, 略してGTDと呼ばれる考え方です。

動画で見たい方はこちらをチェック☟

【最強のタスク管理術】GTDのやり方解説『ストレスフリーの整理術』

GTD ってなに?

GTDは単なるタスク管理のツールの1つではありません。

むしろタスク管理の方法論、仕組み、そして考え方のことです。
あなたが紙の手帳で管理していたとしても、アプリやツールを使っていたとしても応用です。

特に大事なポイントは2つです。

1つ目は、すべてのもやもやを頭の外に出してあげること。信頼できるGTDの仕組み乗せて頭の中をすっきりさせることがストレスレスにつながります。

実際は、やることがたくさんある、ということよりも、何をやらなきゃいけないかわからない、またはなにかやらなきゃいけないという頭の中のもやもやこそがタスク管理のストレスになっていると思ってます。

2つ目は、すぐに取り掛かれる行動単位で管理することです。

いざタスクに取り掛かろうとおもっても、結局何をやったらいいかわかんない。そうならないように行動単位に落とし込みます。

このGTDの考え方を身に着けることは仕事だけじゃなく、人生の目標を成し遂げるための基礎力になってくると思っています。

GTDの5ステップ

GDTは、頭の中にあることをすべて把握する、それを見極める、整理する、そして更新する、最後に選択して行動する。この1~5の行動をサイクルとして繰り返していきます。

多くのタスク管理術は⑤の選択して行動する、何をやっていくかのみに特化していることが多い印象です。GTDの特徴としては、まずはすべてを把握することから始めること、そして、更新することが重要視されていることだと思っています。

特に把握する~整理するに関しては、細かく進め方を提示してくれています。

まずは頭の中にあることすべてを把握することが最初のステップです。

その後、行動すべきか?を基準に分けます。次に、行動は1つでできるか、見極めます。

次に2分以内でできることは、リストに残さず、そのまますぐやります。

残った内容は、自分でやるべきかをまず考えましょう。自分でやる必要がないことは他の人に依頼をして、連絡待ちリストに入れておきましょう。

自分でやらなくてはいけないことのみが残ったら、特定の日付にやる必要があることはカレンダーに、そうでないことは行動リストとして残しておきます。

更新する、はこの一連の流れを繰り返して最新の状態にしておくことです。

選択するは最後にできた行動リストから選択して行動することを指しています。

では、より詳しく、把握する、見極める、整理する、更新する、選択するの5つのステップについてみていきましょう。

1. 把握する

1つ目のステップは把握するです。頭の中にあることを全部一箇所に集めます。

集める場所をインボックスとして決めておきましょう。これはツール上の1つの場所でも、物理的なBOXでも大丈夫です。ポイントは、書類もノートも、メモ、TODOリスト、頭の中のアイデアやプライベートのことなど、全部をインボックスに入れておくことです。

2. 見極める

次に2つ目のステップ、インボックスの中身を見極めましょう。見極める判断軸は3つ。行動すべきか行動は1つか2分以内でできるか

行動しなくていいものは、ゴミ箱、いつかやるリスト、資料と3つに分けて整理しましょう。

行動が1つ以上のことはプロジェクトリストに入れて、行動に落とし込みます。

例えばAさんに電話をかける。これは1つでできる行動です。一方、YouTubeをはじめる。みたいにざっくりした内容は内容を考える、撮影する、編集する、みたいに1つの行動ではできないですよね?1つの行動ではできないことはプロジェクトリストに入れておきます。

2分以内でできることはその場で終わらせて、2分以上かかることのみを残しておきます。

リストにしておいてあとでやるより、今すぐやってしまった方がトータルでかかる時間が少なくなるからです。

3. 整理する

3つ目のステップは整理する。見極めたものを適切に整理しておきましょう。

自分がやらなくていいことは他の人に依頼して連絡待ちリストに。特定の日付にやるべきことはカレンダーに。日付は決まっていないけどやるべきことは行動リストに入れます。

行動リストの中は、実施する行動の内容ごとに整理しておきましょう。パソコンで作業が必要なこと、電話する必要があることなどシーンによって分けておくと選択しやすくなりますよ。

4. 更新する

4つ目のステップは更新する。一度整理したからと言って、ずっと整理された状態が続くわけではありません。定期的に更新する時間を設定することで、リストを最新の状態にしましょう。

更新のタイミングは具体的に決めて、カレンダーに入れておくのがおすすめ。

毎週金曜日16時~18時など具体的に確保しましょう。慣れないうちは時間がかかるので、余裕をもって設定してみてください。

5. 選択する

5つ目のステップは選択することです。次に取るべき行動リストの中から選択して実行していきます。

選択する軸をしては大きく3つ。状況、時間、資源です。

まずはどんな状況か、PCが使える状況なのか、電話ができる状況なのかなど状況に合わせて選択します。

そして、時間。10分しか時間がないのか、1時間時間が取れるのか、もしくはもっと長く3時間とれるのか。行動に必要な時間に合わせて選択しましょう。

そしてもう一つ大事なのが資源。これは自分が今どの程度エネルギーがあるか。

モチベーションとか疲れ具体とかがここに当てはまります。いくら時間と環境があってもエネルギーがなければ行動できないので、ここも考慮に入れることがストレスレスなタスク管理には欠かせません。

GTDサイクルのまとめ

では、改めてGTDの進め方に関してまとめてみます。

まずは把握する。頭の中にあるものをすべてインボックスに入れます。そして次に、行動すべきか、行動は1つか、2分以内でできるか、を軸に見極めていきます。鼓動しなくてはいいことは、ゴミ箱、いつかやるリスト、資料の3つに、2つ以上の行動が必要なものはプロジェクトリストに。2分以内でできることはすぐ終わらせます。

そして、自分でやらなくていいことは、他の人に依頼して連絡待ちリストに。最後に自分が行動すべきことは、特定の日付にやる必要があればカレンダーに。そうでなければ行動リストに整理しておきます。

この把握する、見極める、整理するの流れを定期的に更新する。選択して行動する。これを繰り返していくことがGTDのサイクルです。

もっと詳しく知りたい方へ!

より詳しく知りたい!という方はデビット・アレンさん本、Getting Things Doneをぜひ読んでみてください。

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