仕事の成果は時間の使い方から!アウトルックスケジューラーの便利な使い方

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こんにちは、おはる(@oharu_freee)です。

みなさん仕事でアウトルックメール使ってますか?使ってますよね?

会社のメールで最もよく使われているのがアウトルックで、なんと40%近くもの会社で使われています。

会社のメーラー、何を使ってる? – 1位に「Microsoft Outlook

私の会社でも例にもれずアウトルック使っています。

アウトルック使っている人だと、同時にアウトルックのスケジュールラー(カレンダー)も使っている人が多いと思いますが、どんな使い方をしてますか?

ミーティングや来訪の予定しか入れていない?もったいないです。アウトルックスケジューラーの便利な使い方を覚えて仕事時間の使い方を改善しましょう!

アウトルックスケジュールラー定番機能

これしか使っていないという人も多いのでは、ないでしょうか。私も使い始めた当初は予定・ミーティングを登録する以外の方法は知りませんでした!

使い始めたばかりという人はまずこれから使ってみてください。

  1. 予定を登録する
  2. ミーティングを登録する

Outlookの予定表の使い方と情報まとめ

1.予定を追加する 

 右上の【新しい予定】のボタンから登録できます

2.ミーティングを登録する 

 右上の【新しい会議 】のボタンから登録できます

アウトルックスケジュールラー便利機能

1.祝日を追加する

祝日の日にミーティングを入れちゃった!なんていうミスしたことありますよね

(私はあります。)

そんなつまならいミスで予定再調整しなくてもいいように、祝日は忘れずに入れておきましょう。

祝日を追加する:https://office-hack.com/outlook/schedule/#section1_2

2.色分けして管理する

予定の種類ごとに色分けして管理しましょう。

色分け例①

  • 社内の予定
  • 社外の予定

色分け例②

  • ミーティング
  • 個人の作業時間
  • 商談

色分け例③

  • 緊急かつ重要
  • 重要だけど緊急じゃない
  • 緊急だけど重要じゃない
  • 緊急でも重要でもない

色分けする:https://office-hack.com/outlook/schedule/#section1_3

5.繰り返す予定を設定する

毎日やること、週次の定例、など繰り返す予定はまとめて設定しましょう。

定期的な予定を設定する:https://www.wanichan.com/pc/outlook/2016/6/32.html

3.予定表を印刷する

ぱっと見える形でカレンダーを貼っておきたいときには、アウトルックから簡単に印刷することができます。

いままで手書きでカレンダーに書き写してたという人はこの便利機能を使ってみてください。

予定表を印刷する:https://office-hack.com/outlook/schedule/#section1_6

4.Googleカレンダーにエクスポートする

会社では、アウトルックスケジューラー、プライベートではGoogleカレンダーを使っている人も多いですよね。別々に予定を入れているせいで、予定が被ってしまわないようにこれは絶対やっておきましょう。

Googleカレンダーにエクスポートする:https://office-hack.com/outlook/schedule/#section1_7

目的別!おすすめの活用法

スケジューラーの役目はたばたば予定を入れるだけではないです!

目的や状況に応じて、うまく使いこなすことで、時間の使い方を変えたり、効率的に仕事する手助けをしてくれますよ。

今回はおすすめの活用法を3つご紹介します。

1.時間の使い方を把握したい!

自分の時間の使い方をトラッキングするつもりで、やったことをスケジューラーに入れていきましょう。

ミーティングなど事前に決まっていた予定だけじゃなく、なにをしたか細かく残してみてください。

  • メール返信
  • 電話
  • タスク整理
  • 休憩
  • 同僚の相談にのった時間

時間を使いすぎてるところや、無駄にしている時間が一目でわかるようになります!時間の使い方が上手くなりたければ、まずは現状把握しましょう。

2.ミーティング設定を簡単にしたい!

ミーティングに参加する人のスケジュールを全部みて、空いている日程を見つけて…

アウトルックでミーティングを設定するのって意外と時間がかかりますよね。

Teamsと連携することで、スケジュール設定を簡単にすることができます。

TeamsとOutlookを連携:https://licensecounter.jp/office365/blog/2019/12/teams-outlook.html

3.うっかり忘れをなくしたい!

あ、うっかり締め切りを忘れてた…ということありませんか。

スケジューラーは予定管理だけじゃなくて、リマインダーとしても活用できます。

アウトルック:公開方法設定

予定を作成するときに【公開方法】を【空き時間】にてスケジュールに入れておけば、他の人が見てもリマインダーだとわかりやすいです。

時間を味方にするには、スケジューラーを活用しよう

スケジューラーを活用して、時間管理術を身に着ければ、『時間がない!』を脱出できます。まずは、今回おすすめした方法を試してみて、自分なりのスケジュール管理術を作っていってください。

時間さえ味方につければ、仕事はうまく回り始める!

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