こんにちは、おはる（@oharu_freee）です。
みなさん仕事でアウトルックメール使ってますか？使ってますよね？
会社のメールで最もよく使われているのがアウトルックで、なんと40％近くもの会社で使われています。
会社のメーラー、何を使ってる? – 1位に「Microsoft Outlook」
私の会社でも例にもれずアウトルック使っています。
アウトルック使っている人だと、同時にアウトルックのスケジュールラー（カレンダー）も使っている人が多いと思いますが、どんな使い方をしてますか？
ミーティングや来訪の予定しか入れていない？もったいないです。アウトルックスケジューラーの便利な使い方を覚えて仕事時間の使い方を改善しましょう！
アウトルックスケジュールラー定番機能
これしか使っていないという人も多いのでは、ないでしょうか。私も使い始めた当初は予定・ミーティングを登録する以外の方法は知りませんでした！
使い始めたばかりという人はまずこれから使ってみてください。
- 予定を登録する
- ミーティングを登録する
アウトルックスケジュールラー便利機能
1．祝日を追加する
祝日の日にミーティングを入れちゃった！なんていうミスしたことありますよね
（私はあります。）
そんなつまならいミスで予定再調整しなくてもいいように、祝日は忘れずに入れておきましょう。
祝日を追加する：https://office-hack.com/outlook/schedule/#section1_2
2．色分けして管理する
予定の種類ごとに色分けして管理しましょう。
色分け例①
- 社内の予定
- 社外の予定
色分け例②
- ミーティング
- 個人の作業時間
- 商談
色分け例③
- 緊急かつ重要
- 重要だけど緊急じゃない
- 緊急だけど重要じゃない
- 緊急でも重要でもない
色分けする：https://office-hack.com/outlook/schedule/#section1_3
5．繰り返す予定を設定する
毎日やること、週次の定例、など繰り返す予定はまとめて設定しましょう。
定期的な予定を設定する：https://www.wanichan.com/pc/outlook/2016/6/32.html
3．予定表を印刷する
ぱっと見える形でカレンダーを貼っておきたいときには、アウトルックから簡単に印刷することができます。
いままで手書きでカレンダーに書き写してたという人はこの便利機能を使ってみてください。
予定表を印刷する：https://office-hack.com/outlook/schedule/#section1_6
4．Googleカレンダーにエクスポートする
会社では、アウトルックスケジューラー、プライベートではGoogleカレンダーを使っている人も多いですよね。別々に予定を入れているせいで、予定が被ってしまわないようにこれは絶対やっておきましょう。
Googleカレンダーにエクスポートする：https://office-hack.com/outlook/schedule/#section1_7
目的別！おすすめの活用法
スケジューラーの役目はたばたば予定を入れるだけではないです！
目的や状況に応じて、うまく使いこなすことで、時間の使い方を変えたり、効率的に仕事する手助けをしてくれますよ。
今回はおすすめの活用法を３つご紹介します。
1．時間の使い方を把握したい！
自分の時間の使い方をトラッキングするつもりで、やったことをスケジューラーに入れていきましょう。
ミーティングなど事前に決まっていた予定だけじゃなく、なにをしたか細かく残してみてください。
- メール返信
- 電話
- タスク整理
- 休憩
- 同僚の相談にのった時間
時間を使いすぎてるところや、無駄にしている時間が一目でわかるようになります！時間の使い方が上手くなりたければ、まずは現状把握しましょう。
2．ミーティング設定を簡単にしたい！
ミーティングに参加する人のスケジュールを全部みて、空いている日程を見つけて…
アウトルックでミーティングを設定するのって意外と時間がかかりますよね。
Teamsと連携することで、スケジュール設定を簡単にすることができます。
TeamsとOutlookを連携：https://licensecounter.jp/office365/blog/2019/12/teams-outlook.html
3．うっかり忘れをなくしたい！
あ、うっかり締め切りを忘れてた…ということありませんか。
スケジューラーは予定管理だけじゃなくて、リマインダーとしても活用できます。
予定を作成するときに【公開方法】を【空き時間】にてスケジュールに入れておけば、他の人が見てもリマインダーだとわかりやすいです。
時間を味方にするには、スケジューラーを活用しよう
スケジューラーを活用して、時間管理術を身に着ければ、『時間がない！』を脱出できます。まずは、今回おすすめした方法を試してみて、自分なりのスケジュール管理術を作っていってください。
時間さえ味方につければ、仕事はうまく回り始める！
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