それでも定時に帰りたい!最強の効率化を考えてみる

それでも定時に帰りたい!最強の効率化を考えてみる

仕事で成果は出したい。でも定時に帰りたい

今の仕事が好きなわけじゃないけど、嫌いなわけではない。

上司には認められたいし、もっとがんばって成果をあげたいな、とも思う。だけどだけど、他にもやりたいことはたくさんあるし、

仕事だけで終わりたくもない!

じゃあどうするか?効率化するしかないよな~

効率化①:スケジュール管理能力を高める

仕事はいかに自分のスケジュールを管理するかが鍵。定時に帰りたいならば、定時に帰れるようなスケジュールを組むのがはじめの一歩。

じゃあ、どうやってスケジュール管理するのがいいの?

優先順位をつける

目の前にあるものから順にやっていては終わる仕事も終わらない。目標から逆算して優先順位をつけてスケジュールを組むべき!

特に優先すべきなのは、

  1. 他の人に影響が及ぶもの
  2. 後回しにできないもの(緊急案件)
  3. 目標に直結するもの(重要案件)

ですね。影響範囲が大きくなればなるほど、自分のスケジュール遅れが大きなるので、優先順位あげて取り組む必要あります。

空いている時間に言われたままにスケジュールを組んでいては、急ぎでないミーティングが入っていて急ぎの仕事ができないなんてことも。

1にも2にも優先順位をつけることが大事です。

時間を正確に見積もる

優先順位をつけてスケジュールを組んでいたとしても、時間通りに終わらない!ということで仕事が進まないことも。

予想以上に時間がかかる⇒他の仕事に影響がでる⇒終わらない⇒帰れない

負のスパイラルにはまりかねないです。正確な時間を見積もるのが難しい!!というときには、「小さく区切る」のが手助けになります。

細かく区切ってスケジュールを組んでいれば、時間のずれが生じても少ない範囲で済むのでリカバリーがかけやすいです。

シンプルに管理する

スケジュール管理は仕事の本質ではありません。その結果仕事の成果を出すことがスケジュール管理の目標のはず!ですよね。

そのためには、スケジュール管理はとにかくシンプルにすること。

  1. どこでも変更、確認できる
  2. まとめて管理できる
  3. 誰がみてもわかる

これがクリアできればシンプルな管理ができているはず。

紙かアプリか問題

「紙VSオンライン」どちらのスケジュール管理がいいかとよく議論になりますが、シンプルに管理するという点でいうと、

ダントツオンライン派。

効率化②:タスク管理

スケジュール管理とタスク管理は紙ひとえ。スケジュール管理を上手にするには、まずタスク管理をする必要がでてきます。

タスクの優先順位をつけてから、スケジュールに落とし込めればスケジュール管理もうまくいきます。

期日を明確にする

タスクには期日が必要です。いつまでにやるかを明確にしないと優先順位がつけられません。

大きなプロジェクトや案件によっては明確な期日がないものも多いですよね。締め切りがないからとだらだらやっていると、

結局終わらないなんてことも。期日がないものは期日をつけることで、優先順位もつけやすくなります。

また、期日がかなり遠い場合や、期日が決められないという場合には、タスクが大きすぎるのかも。大きなタスクや目標も、

1つの行動単位まで逆算してタスクを作ることが大事が必要。

タスクの整理方法

各タスクに期日をつけた後は、それを整理することが必要です。タスクは期日を決めた後に、緊急度と重要度で整理しなおしてみてください。

1番にすべきなのは、緊急かつ重要なタスク。次に、重要ではないけど緊急なタスクを優先したくなりがち。重要だけれども緊急でないタスクは、

後回しになってしまうので、ここで期日が役に立ちます。自分で決めた期日をもとに、緊急タスクと優先順位を並べかえてみてみよう。

プランニングの時間をつくる

タスクやスケジュールの管理って慣れないうちは時間がかかってしまいがち。最終的な仕事の効率を目指すために、しっかりとプランニングの時間をとってみるのも必要ですね。

プランニングの時間を取らないと、日々の業務だけに追われて重要なタスクを見逃してしまう可能性も。長期的な目標もプランニングの段階でタスクに落とし込むことで、短時間で成果を上げる仕事に必ず近づける。

週や月単位のプランニングはもちろん、毎日細かにプランニングすることが必要。前日に翌日のタスクを確認するして、職場についたらすぐに!仕事に取り掛かるようにしましょう。

なにやろうかな~と考えているその時間をすぱっとなくしましょう!

効率化③:マニュアル化テンプレ化

上手に管理することも大事だけれど、そもそもの仕事量を減らすことも大事。日々繰り返す仕事や同じようなメールを何回も送っている人は、マニュアル化したり、テンプレを作るだけで圧倒的時間短縮に!

メールのテンプレ化

同じようなメールを何度も送る場合には、メールをテンプレ化するだけで、時間短縮になります。

例えば、私の場合だとこんな感じです。

  • お客様への初回案内のメール
  • 打合せステップごとのご案内メール
  • 日報

過去になに送ってたかな~と思ってついつい遡ってしまうのですが、その時間が無駄!です。

もっともっとテンプレ化できるはずなので、2回以上送っているものはすべてテンプレ化したい。

自分なりの作業フローの確立

メールだけじゃなくて、作業フローをテンプレ化するのも効率的。

営業だとすれば「スタート(引き合い)⇒クローズ(契約) 」までのフローを確立させて、必要十分な事項に関しては、

そのフローを辿るだけで完了できるようにしておくのです。

作業フローを確立すると、効率化時できるだけじゃなくて、作業漏れも防ぐことができるので、無駄な作業が省ける!一石二鳥。

効率化④:自動化

大幅な時間短縮、仕事の効率化を目指すなら、自動化すべき。え、できないよ!!という人も簡単なエクセルを作ったり、マクロを覚えたりするだけで、

大幅な時間削減になるはず。(私もまだまだ自動化には取り組めてないのですが)

今自動化したいのはこんな感じのタスクです。

  • 毎日の勤怠入力
  • チームへのチャットでの報告
  • お客様ごとのファイル作成
  • メールの返信(休日のとき)
  • テンプレだけで済むメールの送信

などなど。決まったことや、考えなくてもできるような仕事は全部自動化しちゃえ!

テンプレート化と自動化を組み合わせれば、ほんとにやらなきゃいけない仕事以外はやらくていい!やりたいことだけできる理想の状態。

  • 理想は待っててもこないので、自分から作りにいこう。

最短の時間で最大の成果を

定時に帰りたいけど、仕事の成果も出したい。それならば最短の時間で最大の成果を出せるように効率化を図るしかないです。

効率化には終わりがない!ということで、効率化シリーズ続けたいと思います!